ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее - Политика) разработана во исполнение требований Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон), в целях обеспечения в УП «Институт Витебскгражданпроект» (далее – Оператор, предприятие) надлежащей защиты персональных данных от несанкционированного доступа и разглашения, соблюдения прав и свобод гражданина при обработке его персональных данных, в том числе обеспечения защиты прав на неприкосновенность частной жизни.
1.2. Политика разработана на основании действующего законодательства Республики Беларусь, определяет принципы, цели, условия и способы обработки персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных и субъектов персональных данных, порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению защиты персональных данных, принимаемые Оператором, права субъектов персональных данных.
1.3. Для целей настоящей Политики используются термины и их определения, изложенные в статье 1 Закона.
1.4. Действие настоящей Политики распространяется на все операции, совершаемые Оператором при обработке персональных данных. Требования настоящей Политики обязательны для исполнения всеми работниками предприятия (включая Новополоцкий филиал), производящими обработку персональных данных, и получившими в установленном порядке доступ к персональным данным.
1.5. При внесении изменений в акты законодательства, а также в случае принятия иных нормативных правовых актов по вопросам, регулируемым настоящей Политикой, необходимо руководствоваться такими изменениями, иными нормативными правовыми актами.
1.6. Положения настоящей Политики служат основой для разработки локальных правовых актов Оператора, регламентирующих процессы обработки персональных данных.
1.7. В случае изменения наименований структурных подразделений Оператора, осуществляющих действия в соответствии с настоящей Политикой, установленные Политикой требования к обработке персональных данных реализуются соответствующими структурными подразделениями предприятия.
1.8. Настоящая Политика вступает в силу с момента ее утверждения.
ГЛАВА 2
ПРИНЦИПЫ, ЦЕЛИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1 Обработка персональных данных осуществляется Оператором на основе следующих принципов:
- обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
- обработка персональных данных осуществляется соразмерно заявленным целям их обработки и обеспечивает на всех этапах такой обработки справедливое соотношение интересов всех заинтересованных лиц;
- обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами;
- обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее заявленных законных целей. Не допускается обработка персональных данных, не совместимая с первоначально заявленными целями их обработки;
- содержание и объем обрабатываемых персональных данных соответствуют заявленным целям их обработки. Обрабатываемые персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
- обработка персональных данных носит прозрачный характер. Субъекту персональных данных в порядке и на условиях, установленных Законом о защите персональных данных, предоставляется соответствующая информация, касающаяся обработки его персональных данных;
- обеспечивается принятие необходимых и достаточных мер по защите персональных данных от неправомерного (несанкционированного или случайного) доступа к ним, изменения, блокирования, копирования, распространения, предоставления, удаления, а также от иных неправомерных действий;
- обеспечивается хранение персональных данных в форме, позволяющей идентифицировать субъект персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели их обработки;
- при обработке персональных данных обеспечиваются точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных;
- обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено Законом о защите персональных данных.
2.2. Оператор осуществляет обработку персональных данных в следующих целях:
рассмотрение информации (резюме, анкет) предоставляемой претендентами на трудоустройство;
оформление (прием) на работу, изменение и прекращение трудового договора;
формирование, ведение и хранение личных дел работников;
ведение трудовых книжек;
формирование справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения, в том числе телефонных справочников;
ведение производственного чата, системы учета документооборота;
ведение учета использования рабочего времени;
командирование;
начисление и выплата заработной платы;
применение мер поощрения;
привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности;
предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде;
предоставление трудовых и социальных отпусков;
аттестация работников;
формирование и ведение резерва кадров предприятия, вышестоящих организаций;
направление работников на профессиональную подготовку, повышение квалификации, аттестацию и лицензирование предприятия (в том числе подтверждение квалификационных и лицензионных требований), аттестацию сотрудников предприятия в РУП «Белстройцентр», составление планов повышения квалификации;
ведение фотоархива предприятия;
ведение новостного раздела сайта предприятия;
заявки на проведение медицинских осмотров и поручение заключения по ним;
выполнение мероприятий в области охраны труда, промышленной безопасности, защиты от чрезвычайных ситуаций, гражданской обороны;
заключение договоров с контрагентами;
оформление доверенности;
ведение книг замечаний и предложений;
обеспечение пропускного режима на объектах Оператора;
ведение штатной книги;
ведение воинского учета;
ведение книги учета путевок в дома отдыха и санатории, и детские оздоровительные лагеря;
ведение учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;
подача документов индивидуального (персонифицированного) учёта застрахованных лиц;
оформление необходимых для назначения пенсии документов;
исполнение обязанности налогового агента;
расследование несчастных случаев на производстве;
рассмотрение индивидуальных трудовых споров;
обработка обращений граждан и личный прием граждан;
осуществление административных процедур;
организация системы видеонаблюдения;
осуществление иных полномочий, возложенных на Оператора актами законодательства.
ГЛАВА 3
КАТЕГОРИЯ СУБЪЕКТОВ ПЕСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ЧЬИ ДАННЫЕ ПОДТВЕРГАЮТСЯ ОБРАБОТКЕ, А ТАК ЖЕ ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
- Оператор может производить обработку нижеперечисленных персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:
3.1. Лица, претендующие на трудоустройство:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- гражданство;
- дата и место рождения;
- контактные данные;
- сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
- иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.
3.2. Работники и бывшие работники предприятия:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- гражданство;
- дата и место рождения;
- контактные данные;
- сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
- изображение (фотография);
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства;
- адрес фактического проживания;
- семейное положение, наличие детей, родственные связи; данные о регистрации (расторжении) брака;
- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
- сведения о заработной плате;
- сведения о воинском учете;
- сведения об инвалидности;
- сведения об удержании алиментов;
- сведения о доходе с предыдущего места работы;
- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
3.3. Члены семьи работников предприятия:
- фамилия, имя, отчество;
- степень родства;
- год рождения;
- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
3.4. Контрагенты (физические лица) предприятия:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства;
- контактные данные;
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- номер расчетного счета;
- иные персональные данные, предоставляемые контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.
3.5. Представители (работники) контрагентов Оператора (юридических лиц), в том числе потенциальные:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- контактные данные;
- занимаемая должность;
- иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.
3.6. Посетители общежития:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- иные персональные данные при необходимости.
3.7. Студенты учебных заведений, направляемые для прохождения практики у Оператора:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
3.8. Граждане, обратившееся (обращающиеся) за осуществлением административной процедуры:
- персональные данные в соответствии с законодательством РБ, необходимые для осуществления соответствующей административной процедуры;
3.9. Граждане, направившие обращение Оператору:
- фамилия, имя, отчество;
- адрес проживания;
- номер телефона.
3.10. Обработка персональных данных прекращается при наступлении одного или нескольких из указанных событий:
- поступил отзыв согласия на обработку его персональных данных в порядке, установленном Политикой (за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством);
- достигнуты цели их обработки;
- истек срок действия согласия субъекта;
- обнаружена неправомерная обработка персональных данных;
- прекращена деятельность Предприятия.
ГЛАВА 4
ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Основанием обработки персональных данных является согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, установленных законодательством Республики Беларусь, когда обработка персональных данных осуществляется без получения такого согласия.
4.2. Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.
4.3. Оператор без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено законодательством Республики Беларусь.
4.4. Обработка персональных данных Оператором включает в себя действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.
4.5. Персональные данные обрабатываются следующими способами:
с использованием средств автоматизации;
без использования средств автоматизации.
4.6. Предприятие вправе поручить обработку персональных данных от своего имени или в своих интересах уполномоченному лицу на основании заключаемого с этим лицом договора.
Договор должен содержать:
цели обработки персональных данных;
перечень действий, которые будут совершаться с персональными данными уполномоченным лицом;
обязанности по соблюдению конфиденциальности персональных данных;
меры по обеспечению защиты персональных данных в соответствии со ст.17 Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных».
Уполномоченное лицо не обязано получать согласие субъекта персональных данных. Если для обработки персональных данных по поручению предприятия необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает предприятие.
4.7. Оператор может предоставлять пользователям иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных.
4.8. Доступ к обрабатываемым на предприятии персональным данным предоставляется только тем работникам Оператора, которым он необходим в связи с исполнением ими своих должностных обязанностей, с соблюдением принципов персональной ответственности.
4.9. Оператор организует обработку персональных данных в следующем порядке и принимает необходимые для этого следующие меры:
принимает необходимые и достаточные меры для обеспечения выполнения требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов в области персональных данных;
назначает лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;
производит ознакомление работников Оператора, непосредственно осуществляющих обработку, имеющих доступ к персональным данным, с положениями законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов предприятия в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, проводит обучение указанных работников;
получает письменные согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством такое согласие не требуется;
осуществляет внутренний контроль соответствия обработки персональных данных требованиям Закона, иным актам законодательства, настоящей Политики, локальным правовым актам Оператора;
издает локальные правовые акты, необходимые для организации обработки и защиты персональных данных;
предоставляет субъектам персональных данных необходимую информацию до получения их согласий на обработку персональных данных;
разъясняет субъектам персональных данных их права, связанные с обработкой их персональных данных;
принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
сообщает в установленном порядке субъектам персональных данных или их представителям информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующим субъектам, предоставляет возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении и (или) поступлении запросов указанных субъектов персональных данных или их представителей, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь;
совершает иные действия, предусмотренные законодательством Республики Беларусь в области персональных данных.
4.10. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, в течение срока не дольше, чем этого требует цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных установлен законодательством Республики Беларусь, договором, заключенным (заключаемым) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором.
4.11. Обработка Оператором биометрических персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
4.12. Предприятием не осуществляется обработка специальных персональных данных, за исключением членства в профессиональных союзах, привлечения к уголовной и административной ответственности и случаев, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
4.13. Условием прекращения обработки персональных данных является достижение целей обработки персональных данных, истечение срока обработки персональных данных, отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, а так же выявление неправомерной обработки персональных данных.
ГЛАВА 5
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
|
Субъекты персональных данных |
Обязанности Оператора |
|
1. Вправе в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие посредством подачи Обществу заявления в форме, посредством которой получено согласие |
1. Обязан в 15-дневный срок после получения заявления субъекта персональных данных в соответствии с его содержанием прекратить обработку персональных данных, осуществить их удаление и уведомить об этом субъект персональных данных. |
|
2. Имеют право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей наименование и местонахождение Общества, подтверждение факта обработки персональных данных Обществом, их персональные данные и источник их получения, правовые основания и цели обработки персональных данных, срок, на который дано их согласие |
2. Обязан в течение 5 рабочих дней после получения соответствующего заявления субъекта персональных данных предоставить ему в доступной форме информацию либо уведомить его о причинах отказа в ее предоставлении |
|
3. Вправе требовать от Общества внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными |
3. Обязан в 15-дневный срок после получения заявления субъекта персональных данных внести соответствующие изменения в его персональные данные и уведомить об этом субъект персональных данных либо уведомить его о причинах отказа во внесении таких изменений |
|
4. Вправе получать от Общества информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно |
4. Обязан в 15-дневный срок после получения заявления субъекта персональных данных предоставить ему информацию о том, какие персональные данные этого субъекта и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомить субъект персональных данных о причинах отказа в ее предоставлении |
|
5. Вправе требовать от Общества бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных |
5. Обязан в 15-дневный срок после получения заявления субъекта персональных данных прекратить обработку персональных данных, а также осуществить их удаление (обеспечить прекращение обработки персональных данных, а также их удаление уполномоченным лицом) и уведомить об этом субъект персональных данных |
|
6. Вправе обжаловать действия (бездействие) и решения Общества, нарушающие их права при обработке персональных данных, в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных |
- |
|
- |
6. Разъяснять субъекту персональных данных его права, связанные с обработкой персональных данных |
|
- |
7. Получать согласие субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом о защите персональных данных и иными законодательными актами |
|
- |
8. Обеспечивать защиту персональных данных в процессе их обработки |
|
9. Уведомлять уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о нарушениях систем защиты персональных данных незамедлительно, но не позднее 3 рабочих дней после того, как оператору стало известно о таких нарушениях, за исключением случаев, предусмотренных уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных |
ГЛАВА 6
ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬННЫХ ДАННЫХ
6.1. Трансграничная передача персональных данных запрещается, если на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных, за исключением случаев, когда:
дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;
персональные данные получены на основании договора, заключенного (заключаемого) с субъектом персональных данных, в целях совершения действий, установленных этим договором;
персональные данные могут быть получены любым лицом посредством направления запроса в случаях и порядке, предусмотренных законодательством;
такая передача необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или иных лиц, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения международных договоров Республики Беларусь;
получено соответствующее разрешение уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных.
6.2. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных определяет перечень иностранных государств, на территории которых обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных.
ГЛАВА 7
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
7.1. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не закрепленные в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.
7.2. Оператор имеет право по своему усмотрению изменять и (или) дополнять условия настоящей Политики без предварительного и (или) последующего уведомления субъектов персональных. Действующая редакция Политики размещается в свободном доступе на сайте Оператора.
